Was ist Groupware?

Als Groupware bezeichnet man eine Software, mittels der eine Gruppe über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg zusammenarbeiten kann. Eine umfassende Beschreibung des Begriffs findest Du wie so oft auf https://de.wikipedia.org/wiki/Groupware. Die meisten Lösungen bieten hierfür mindestens die Komponenten Email, Kalender, Aufgaben und Adressverwaltung an.

Wofür brauche ich Groupware?

Die allgemeine Beschreibung des Begriffs Groupware umschreibt leider nicht die vielen Einsatzmöglichkeiten einer solchen Lösung. So ist sie zum Beispiel hervorragend für folgende Zwecke geeignet:

Speicherung des Adressbuchs außerhalb eines Geräts zur beliebigen Wiederverwendung (Smartphone, Tablet, Mailprogramm etc.)
Pflege eines Kalenders mit Eintragung von einmaligen oder wiederkehrenden Aufgaben und Erinnerungen daran (Steuererklärung, Geburtstage, etc.)
Pflege eines gemeinsamen Kalenders, zum Beispiel für Familien und Vereine
Erfassen von Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Erinnerungen, Delegation an Andere.
Nicht zuletzt zum Mailing (über Smartphone, Mailprogramm, Webmail).

Was an einer solchen Lösung einfach toll ist, ist, dass von verschiedensten Clients (Systemen) aus auf eine zentrale Stelle zugegriffen werden kann!

Welche Anbieter gibt es?

Auf dem Markt tummeln sich verschiedenste Lösungen mit unterschiedlichen Zielgruppen, Lizenzmodellen und Preisen. Zu den Platzhirschen im kommerziellen Bereich gehören Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes. Im Bereich der freien, kostenlosen und Open Source-Lösungen findest Du zum Beispiel Google (ja, richtig gelesen!), Open-Xchange, SOGo, Horde, Roundcube und Andere. Alle haben Stärken und Schwächen – Ihnen gemein sind zumindest die oben aufgeführten Grundfunktionen. Die universelleren kommen dabei mit einem Protokoll für alle Funktionen aus: Active-Sync. Während üblicherweise für Email die Protokolle SMTP und POP3 oder IMAP, für Kalendersynchronisation CalDAV und für Adressbuchabgleich CardDAV notwendig wären, können über das Protokoll von Microsoft all diese Applikationen synchronisiert werden.

Auf der Suche nach der einfach zu bedienenden open source Groupware mit Active-Sync Unterstützung bin ich auf mailcow gestoßen. Wenn auch komplex aufgebaut gefällt die einfache Installation und Bedienung ausgezeichnet. Wer sie nicht selber hosten kann oder will, findet unter Servercow einen gehosteten Dienst des mailcow-Entwicklers. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du im Browser mit mailcow arbeitest.

Habe ich so etwas schon?

Wenn Du ein Android-Smartphone oder Tablet Dein Eigentum nennst, dann hast Du mit großer Wahrscheinlichkeit ein Google-Konto. Es beinhaltet alle oben genannten Funktionen (Mail, Kalender, Adressbuch und Aufgaben) und kann auch über alle Betriebssysteme und genannten Anwendungen eingebunden werden. Noch dazu: Es ist kostenlos! Großer Nachteil: Deine Daten liegen nicht in Deutschland und sie werden von Google analysiert, um Dir personalisierte Werbung zukommen zu lassen.

Wenn Du in einer großen Firma arbeitest, ist die Wahrscheinlichkeit, dass dort mit Microsoft Exchange oder Lotus Notes gearbeitet wird, auch ziemlich hoch.

Brauche ich das?

Ich finde – ja. Mit einer Groupware-Kommunikationslösung hast Du alles überall zur Verfügung, wo es Internet gibt. Ob mit dem Smartphone, Tablet, Browser oder Mailprogramm hast Du ständig Deine komplette Mailkommunikation, Deine Termine und Dein gesamtes Adressbuch dabei.

Wenn Du sowas mal ausprobieren möchtest, findest Du auf dieser Seite ein Formular, um ein kostenloses Konto auf meiner mailcow Groupware anzufordern. Der Server steht in Deutschland und Deine persönlichen Daten verlassen ihn nicht. Die Mailadresse wird aus den Feldern Vorname.Nachname zusammengesetzt, falls sie frei ist. Andernfalls informiere ich Dich.

Die voreingestellte Domain lautet activemail.de, daraus resultiert eine Mailadresse in der Form Vorname.Nachname@activemail.de

Die Beschreibung der Einbindung wird im nächsten Artikel zu dieser Reihe beschrieben.